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error Class A

BR-DE-18 Verwendungszweck bei Überweisungen

Was diese Regel prüft

BR-DE-18 prüft, dass bei Rechnungen mit Überweisung als Zahlungsmittel (Payment Means Code 30 oder 58) die Zahlungsreferenz (BT-83, Remittance Information) angegeben ist. Konkret muss das Element cbc:PaymentID auf Dokumentebene oder innerhalb der cac:PaymentMeans-Gruppe vorhanden sein.

BT-83 entspricht dem Verwendungszweck (auch: Zahlungsreferenz), der bei der Banküberweisung im Freitext- oder Referenzfeld übermittelt wird.

Warum diese Regel existiert

Deutsche Banken und Finanzdienstleister benötigen den Verwendungszweck, um eingehende Zahlungen automatisch den offenen Rechnungen zuzuordnen. Ohne Zahlungsreferenz:

  • Muss die Zahlungszuordnung manuell erfolgen — bei großen Unternehmen mit tausenden Eingangsrechnungen ein enormer Aufwand
  • Können SEPA-Überweisungen nicht maschinell abgeglichen werden
  • Entstehen Verzögerungen bei der Verbuchung und potenzielle Mahnungen trotz erfolgter Zahlung
  • Fehlt dem Zahlungspflichtigen die Information, welche Angabe er bei der Überweisung verwenden soll

Die XRechnung macht BT-83 daher bei Überweisungszahlungen (Code 30 = Überweisung, Code 58 = SEPA-Überweisung) zu einem Pflichtfeld.

Was einen Fehler auslöst

Der Fehler tritt auf, wenn:

  1. PaymentMeansCode 30 oder 58 ohne PaymentID — Eine Überweisung ist als Zahlungsmittel angegeben, aber cbc:PaymentID fehlt
  2. Leere PaymentID — Das Element existiert, enthält aber keinen Wert: <cbc:PaymentID/>
  3. Nur InstructionNote statt PaymentID — cbc:InstructionNote ist kein Ersatz für BT-83 im XRechnung-Kontext

Fehlerhaftes XML-Beispiel

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:module:...">
  <cbc:ID>RE-2024-042</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2024-01-15</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2024-02-15</cbc:DueDate>
  <!-- FEHLER: PaymentID fehlt -->

  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
    <!-- Kein <cbc:PaymentID> vorhanden -->
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>DE89370400440532013000</cbc:ID>
      <cbc:Name>Mustermann GmbH</cbc:Name>
      <cac:FinancialInstitutionBranch>
        <cbc:ID>COBADEFFXXX</cbc:ID>
      </cac:FinancialInstitutionBranch>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
</ubl:Invoice>

Die Validierung meldet: BR-DE-18: Die Informationen zur Zahlungsanweisung (BT-83) müssen übermittelt werden, wenn als Zahlungsmittel Überweisung angegeben ist.

Die Lösung

Fügen Sie cbc:PaymentID als Zahlungsreferenz hinzu:

<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:module:...">
  <cbc:ID>RE-2024-042</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2024-01-15</cbc:IssueDate>
  <cbc:DueDate>2024-02-15</cbc:DueDate>
  <cbc:PaymentID>RE-2024-042</cbc:PaymentID>  <!-- BT-83: Verwendungszweck -->

  <cac:PaymentMeans>
    <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
    <cac:PayeeFinancialAccount>
      <cbc:ID>DE89370400440532013000</cbc:ID>
      <cbc:Name>Mustermann GmbH</cbc:Name>
      <cac:FinancialInstitutionBranch>
        <cbc:ID>COBADEFFXXX</cbc:ID>
      </cac:FinancialInstitutionBranch>
    </cac:PayeeFinancialAccount>
  </cac:PaymentMeans>
</ubl:Invoice>

In der Praxis wird häufig die Rechnungsnummer als Verwendungszweck verwendet (hier: RE-2024-042).

Sonderfälle und häufige Fehler

PaymentID vs. InstructionNote

In UBL existieren mehrere Felder für Zahlungsinformationen:

  • cbc:PaymentID — mappt auf BT-83 (Verwendungszweck) und ist das korrekte Feld
  • cbc:InstructionNote — ist ein Freitextfeld für Anweisungen an die Bank, nicht identisch mit BT-83

Viele Softwarehersteller verwechseln diese Felder. Nur cbc:PaymentID erfüllt BR-DE-18.

Maximale Länge

SEPA-Überweisungen erlauben maximal 140 Zeichen im Verwendungszweck. Längere Werte werden von Banken abgeschnitten und können zu Zuordnungsproblemen führen. Empfehlung: Verwenden Sie kurze, eindeutige Referenzen.

Strukturierte Referenzen (RF Creditor Reference)

Neben Freitext-Referenzen akzeptiert BT-83 auch strukturierte Referenzen nach ISO 11649:

RF18539007547034

Diese beginnen mit RF, gefolgt von zwei Prüfziffern und der eigentlichen Referenz. Strukturierte Referenzen ermöglichen eine fehlerfreie maschinelle Zuordnung.

Lastschriftverfahren (Code 59)

Bei SEPA-Lastschrift (Code 59) greift nicht BR-DE-18, sondern BR-DE-19. Hier wird statt des Verwendungszwecks eine Mandatsreferenz benötigt.

Mehrere PaymentMeans-Blöcke

Enthält eine Rechnung mehrere cac:PaymentMeans-Blöcke (z. B. Überweisung und Kreditkarte als Alternative), muss cbc:PaymentID für jeden Überweisungsblock vorhanden sein.

Code 30 vs. Code 58

  • Code 30 = allgemeine Banküberweisung (credit transfer)
  • Code 58 = SEPA-Überweisung (SEPA credit transfer)

Beide lösen BR-DE-18 aus. In der Praxis ist Code 58 im deutschen Raum Standard.