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BR-DE-15 Käuferreferenz (Leitweg-ID) muss angegeben werden

Was diese Regel prüft

BR-DE-15 prüft, ob das Feld BT-10 (Buyer reference) in der Rechnung vorhanden ist und einen nicht-leeren Wert enthält. Im Kontext der deutschen öffentlichen Verwaltung ist dieser Wert die sogenannte Leitweg-ID — eine eindeutige Kennung, die zur Zustellung der Rechnung an die korrekte Behörde oder Abteilung verwendet wird.

In der UBL-Repräsentation muss das Element <cbc:BuyerReference> direkt unterhalb des Wurzelelements <Invoice> vorhanden sein und einen nicht-leeren Textwert enthalten.

Warum diese Regel existiert

Die Leitweg-ID ist das zentrale Routing-Merkmal im deutschen E-Rechnungs-Ökosystem. Wenn eine E-Rechnung über die Zentralen Rechnungseingangsplattformen (ZRE oder OZG-RE) des Bundes oder der Länder eingereicht wird, bestimmt die Leitweg-ID, an welche Stelle die Rechnung weitergeleitet wird.

Die rechtliche Grundlage bildet § 3 der E-Rechnungsverordnung (E-RechV), die vorschreibt, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber eine Leitweg-ID enthalten müssen. Ohne dieses Feld ist eine automatische Zuordnung und Weiterleitung der Rechnung nicht möglich — sie wird vom Rechnungseingangsportal abgelehnt.

Was einen Fehler auslöst

Die Validierung schlägt fehl, wenn:

  • Das Element <cbc:BuyerReference> vollständig fehlt
  • Das Element vorhanden ist, aber leer: <cbc:BuyerReference></cbc:BuyerReference>
  • Das Element nur Leerzeichen enthält: <cbc:BuyerReference> </cbc:BuyerReference>

Fehlerhaftes XML-Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt eine XRechnung (UBL), bei der die Käuferreferenz fehlt:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
         xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
         xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RE-2024-001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2024-01-15</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <!-- FEHLER: BuyerReference fehlt vollständig -->
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <!-- ... -->
  </cac:AccountingSupplierParty>
</Invoice>

Oder mit leerem Element:

<cbc:BuyerReference></cbc:BuyerReference>

Die Lösung

Fügen Sie eine gültige Leitweg-ID im Element <cbc:BuyerReference> ein. Die Leitweg-ID wird Ihnen vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt, typischerweise in der Bestellung oder im Vertrag.

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<Invoice xmlns="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
         xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2"
         xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2">
  <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
  <cbc:ID>RE-2024-001</cbc:ID>
  <cbc:IssueDate>2024-01-15</cbc:IssueDate>
  <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
  <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
  <cbc:BuyerReference>04011000-1234512345-06</cbc:BuyerReference>
  <cac:AccountingSupplierParty>
    <!-- ... -->
  </cac:AccountingSupplierParty>
</Invoice>

Aufbau der Leitweg-ID

Die Leitweg-ID hat folgendes Format: Grobadressierung-Feinadressierung-Prüfziffer

BestandteilBeispielBeschreibung
Grobadressierung04011000Identifiziert die Behörde (Amtlicher Gemeindeschlüssel oder Kennziffer)
Feinadressierung1234512345Identifiziert die Abteilung oder Organisationseinheit
Prüfziffer06Zweistellige Prüfziffer zur Fehlererkennung

Sonderfälle und häufige Fehler

  1. Leerzeichen im Wert: Ein <cbc:BuyerReference> mit nur Leerzeichen wird als leer gewertet und löst den Fehler aus. Stellen Sie sicher, dass keine versehentlichen Leerzeichen statt der eigentlichen Leitweg-ID eingetragen werden.

  2. B2B-Rechnungen: Im B2B-Bereich (Business-to-Business) ist die Leitweg-ID nicht zwingend erforderlich. Hier kann BT-10 auch einen freien Referenztext enthalten, z. B. eine Bestellnummer. Die Regel BR-DE-15 gilt dennoch — das Feld darf nicht leer sein.

  3. Formatvalidierung: BR-DE-15 prüft nur, ob ein Wert vorhanden ist, nicht ob das Format der Leitweg-ID korrekt ist. Eine ungültige Leitweg-ID (z. B. falsche Prüfziffer) wird von BR-DE-15 akzeptiert, kann aber von der Empfangsplattform trotzdem abgelehnt werden.

  4. ZUGFeRD/Factur-X: In der CII-Repräsentation (ZUGFeRD) befindet sich die Käuferreferenz unter <ram:BuyerReference> im Element <rsm:SupplyChainTradeTransaction><ram:ApplicableHeaderTradeAgreement>. Auch hier gilt dieselbe Regel.

  5. Mehrere Auftraggeber: Wenn Sie Rechnungen an verschiedene öffentliche Auftraggeber stellen, hat jeder eine eigene Leitweg-ID. Verwechslungen führen dazu, dass die Rechnung bei der falschen Stelle eingeht.