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error Class A

BR-DE-03 Verkäufer Kontakt-E-Mail

Was diese Regel prüft

BR-DE-03 stellt sicher, dass das Feld BT-43 (E-Mail-Adresse des Verkäufer-Ansprechpartners) in der Rechnung vorhanden ist. Technisch wird geprüft, ob das Element cbc:ElectronicMail innerhalb von cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact existiert und nicht leer ist.

Warum diese Regel existiert

Die E-Mail-Adresse des Verkäufers ist in der deutschen E-Invoicing-Landschaft ein Pflichtfeld, das über die europäische Basisnorm EN 16931 hinausgeht. Der Hintergrund: Neben dem Telefon (BR-DE-02) stellt die E-Mail einen zweiten, asynchronen Kommunikationskanal bereit, über den der Rechnungsempfänger den Rechnungssteller erreichen kann.

E-Mail eignet sich besonders für:

  • Dokumentierte Rückfragen, bei denen ein schriftlicher Nachweis erforderlich ist
  • Fälle, in denen der telefonische Kontakt nicht zustande kommt
  • Maschinenlesbare Kommunikation zwischen ERP-Systemen
  • Internationale Geschäftsbeziehungen mit Zeitzonenunterschieden

Zusammen mit BR-DE-02 (Telefon) und BR-DE-06 (Kontaktname) bildet BR-DE-03 die Anforderung für einen vollständigen Verkäufer-Kontaktblock.

Was einen Fehler auslöst

Die Regel schlägt fehl, wenn:

  • Das Element cbc:ElectronicMail im cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact-Block fehlt
  • Das Element cbc:ElectronicMail vorhanden, aber leer ist
  • Der gesamte cac:Contact-Block fehlt (dies löst gleichzeitig BR-DE-02, BR-DE-03 und BR-DE-06 aus)

Fehlerhaftes XML-Beispiel

Das folgende Beispiel zeigt einen Verkäufer-Kontaktblock mit Name und Telefon, aber ohne E-Mail-Adresse:

<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyName>
      <cbc:Name>Beispiel AG</cbc:Name>
    </cac:PartyName>
    <cac:PostalAddress>
      <cbc:StreetName>Industrieweg 5</cbc:StreetName>
      <cbc:CityName>Stuttgart</cbc:CityName>
      <cbc:PostalZone>70173</cbc:PostalZone>
      <cac:Country>
        <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
      </cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
    <cac:PartyTaxScheme>
      <cbc:CompanyID>DE987654321</cbc:CompanyID>
      <cac:TaxScheme>
        <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
      </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Beispiel AG</cbc:RegistrationName>
    </cac:PartyLegalEntity>
    <cac:Contact>
      <cbc:Name>Anna Schmidt</cbc:Name>
      <cbc:Telephone>+49 711 9876543</cbc:Telephone>
      <!-- FEHLER: E-Mail-Adresse fehlt -->
    </cac:Contact>
  </cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>

Die Lösung

Ergänzen Sie das Element cbc:ElectronicMail im Contact-Block des Verkäufers:

<cac:AccountingSupplierParty>
  <cac:Party>
    <cac:PartyName>
      <cbc:Name>Beispiel AG</cbc:Name>
    </cac:PartyName>
    <cac:PostalAddress>
      <cbc:StreetName>Industrieweg 5</cbc:StreetName>
      <cbc:CityName>Stuttgart</cbc:CityName>
      <cbc:PostalZone>70173</cbc:PostalZone>
      <cac:Country>
        <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
      </cac:Country>
    </cac:PostalAddress>
    <cac:PartyTaxScheme>
      <cbc:CompanyID>DE987654321</cbc:CompanyID>
      <cac:TaxScheme>
        <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
      </cac:TaxScheme>
    </cac:PartyTaxScheme>
    <cac:PartyLegalEntity>
      <cbc:RegistrationName>Beispiel AG</cbc:RegistrationName>
    </cac:PartyLegalEntity>
    <cac:Contact>
      <cbc:Name>Anna Schmidt</cbc:Name>
      <cbc:Telephone>+49 711 9876543</cbc:Telephone>
      <!-- KORREKT: E-Mail-Adresse hinzugefügt -->
      <cbc:ElectronicMail>rechnung@beispiel-ag.de</cbc:ElectronicMail>
    </cac:Contact>
  </cac:Party>
</cac:AccountingSupplierParty>

Sonderfälle und häufige Fehler

Syntaktisch gültige E-Mail erforderlich: Der Wert von cbc:ElectronicMail muss eine syntaktisch gültige E-Mail-Adresse sein (z. B. rechnung@firma.de). Werte wie nicht verfügbar oder N/A werden von Validierungstools in der Regel abgelehnt, auch wenn BR-DE-03 selbst nur das Vorhandensein des Elements prüft.

Funktionale E-Mail-Adressen empfohlen: Es muss keine persönliche E-Mail-Adresse angegeben werden. Funktionale Adressen wie rechnung@firma.de, buchhaltung@firma.de oder invoicing@firma.de sind ausdrücklich erlaubt und sogar empfehlenswert, da sie auch bei Personalwechsel weiterhin funktionieren.

BR-DE-02 und BR-DE-03 gemeinsam erfüllen: Da sowohl Telefon als auch E-Mail Pflicht sind, ist es ein häufiger Fehler, nur eines der beiden Felder auszufüllen. Ein vollständiger Contact-Block sieht so aus:

<cac:Contact>
  <cbc:Name>Buchhaltung</cbc:Name>
  <cbc:Telephone>+49 711 9876543</cbc:Telephone>
  <cbc:ElectronicMail>rechnung@beispiel-ag.de</cbc:ElectronicMail>
</cac:Contact>

BR-DE-06 — Kontaktname: Neben Telefon und E-Mail verlangt BR-DE-06, dass auch cbc:Name (BT-41) im Contact-Block vorhanden ist. Diese drei Elemente bilden zusammen den Mindestumfang des Verkäufer-Kontakts nach XRechnung.

XPath-Pfad: Der exakte Pfad für die Validierung lautet:

/ubl:Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:Contact/cbc:ElectronicMail

Für CII (Cross Industry Invoice):

/rsm:CrossIndustryInvoice/rsm:SupplyChainTradeTransaction/ram:ApplicableHeaderTradeAgreement/ram:SellerTradeParty/ram:DefinedTradeContact/ram:EmailURIUniversalCommunication/ram:URIID

Unterschied zu BT-49 (EndpointID): Die E-Mail-Adresse im Contact-Block (BT-43) dient der menschlichen Kommunikation. Sie ist nicht zu verwechseln mit dem elektronischen Endpunkt (BT-49), der für das maschinelle Routing der Rechnung verwendet wird — auch wenn beide eine E-Mail-Adresse enthalten können.